Trikotbestellung im Verein ohne Excel organisieren

Das meiste Chaos bei Trikotbestellungen beginnt, bevor die erste Nachricht verschickt wird. Einigt euch zuerst im Vorstand auf die Grundlagen: welches Trikot, welcher Lieferant, welche Farben, ob Namen und Nummern gedruckt werden und ob ihr nur für Spieler bestellt oder auch für Unterstützer.

Stelle dem Lieferanten vorab vier Fragen: Wie hoch ist die Mindestmenge, bis wann muss bestellt werden, wie lange dauert die Produktion und gibt es eine Größentabelle? Die Antworten bestimmen deine Frist und die Felder, die du einsammeln musst.

Jede zusätzliche Frage später kostet eine Chatnachricht und eine Verzögerung. Liste die Angaben einmal als Felder auf und mach die wichtigen zu Pflichtfeldern:

• Größe, als feste Liste von Optionen statt als Freitext.
• Name auf dem Trikot, mit einem Hinweis auf die maximale Länge, die dein Lieferant drucken kann.
• Nummer, mit dem erlaubten Bereich und einer Regel, was passiert, wenn zwei Personen dieselbe Nummer wollen.
• Farbe oder Schnitt, falls es Varianten wie Damen- und Herrenschnitt gibt.

Nichts erzeugt mehr Nachrichten als „Welche Größe soll ich nehmen?“. Hinterlege die Größentabelle des Lieferanten beim Produkt, als Link oder Bild, damit Spieler sich im Moment der Wahl mit der Tabelle vergleichen können. Hat der Lieferant getrennte Tabellen für verschiedene Schnitte, füge alle hinzu. Ein kurzer Tipp in den Bestellnotizen, etwa „bei lockerem Schnitt eine Nummer größer bestellen“, verhindert viele Umtausche.

Wähle Start- und Enddatum, am besten mit ein paar Tagen Puffer vor der Frist des Lieferanten. Zwei Wochen funktionieren für die meisten Vereine. Kündige das Enddatum einmal an, an einem Ort, und lass dann die Frist ihre Arbeit tun. Eine Liste, die wirklich schließt, beseitigt die späten „Kannst du noch eins dazunehmen?“-Anfragen, die sonst die Bestellung dreimal wieder öffnen.

Brauchst du eine Ausnahme, mach sie zu einer bewussten Entscheidung eines Managers und nicht zu einem Nebeneffekt einer späten Nachricht.

Entscheide, wo bestellt wird, und richte alles darauf aus. In dodgehub legst du das Produkt an, fügst es einer Runde im Vereinsshop hinzu und teilst den Link mit deinen Mitgliedern. Mitglieder wählen Größe, tippen Name und Nummer und schicken einmal ab. Für Eltern, Fans oder andere Vereine, die ein Trikot wollen, ohne beizutreten, teile stattdessen den privaten Gastlink, wie unter Gastbestellungen beschrieben.

Egal welches Werkzeug du nutzt, die Regel bleibt gleich: eine Liste, ein Formular, keine Nebenkanäle.

Warte nicht, bis die Trikots ankommen, um über Geld zu sprechen. Veröffentliche beim Bestellen, wie bezahlt wird, samt Verwendungszweck, und verfolge den Zahlungsstatus pro Bestellung. Prüfe die Zahlungen nach Ende des Fensters am Kontoauszug und schicke einmal eine Erinnerung an alle, die noch offen sind. Der Ratgeber zum Nachverfolgen, wer bezahlt hat, zeigt einen ruhigen Weg dafür.

Wenn das Fenster schließt, exportiere oder lies die Summen pro Produkt: wie viele je Größe und Variante, dazu die Liste der Namen und Nummern. Prüfe sie einmal auf Dubletten, etwa zwei Personen mit derselben Nummer, und schicke sie dann an den Lieferanten. Bewahre eine Kopie von genau dem auf, was du geschickt hast, damit sich ein Fehler in der Produktion nachvollziehen lässt.

Markiere die Bestellung dann als aufgegeben. Nutzt du dodgehub, sehen Mitglieder, dass der Verein bestellt hat und ihr Trikot unterwegs ist.

Wenn das Paket ankommt, prüfe den Inhalt anhand der Bestellliste vor dem Training, bei dem du die Trikots ausgibst. Hake jede Bestellung ab, sobald sie abgeholt wird, damit du immer weißt, wem noch ein Trikot fehlt und wer noch Geld dafür schuldet. Ist das letzte Trikot weg und die letzte Zahlung geprüft, ist die Runde abgeschlossen. Schreibe auf, was gut lief und was du ändern willst – die nächste Runde wird leichter.