Cómo organizar un pedido de camisetas del equipo sin hoja de cálculo

La mayor parte del caos de los pedidos de camisetas empieza antes de enviar el primer mensaje. Poneos de acuerdo primero en la junta en lo básico: qué camiseta, qué proveedor, qué colores, si se imprimen nombres y números y si pedís solo para jugadores o también para aficionados.

Haz al proveedor cuatro preguntas de entrada: cuál es la cantidad mínima, cuál es el plazo del pedido, cuánto tarda la producción y si publica una guía de tallas. Las respuestas determinan tu plazo y los campos que tienes que recoger.

Cada pregunta adicional más tarde cuesta un mensaje y un retraso. Enumera la información una sola vez, como campos, y haz obligatorios los importantes:

• Talla, como lista fija de opciones en lugar de texto libre.
• Nombre en la camiseta, con una nota sobre la longitud máxima que puede imprimir tu proveedor.
• Número, con el rango permitido y una regla para cuando dos personas quieren el mismo número.
• Color o corte, si hay variantes como cortes de mujer y de hombre.

Nada genera más mensajes que «¿qué talla debo coger?». Adjunta la guía de tallas del proveedor al producto, como enlace o imagen, para que los jugadores puedan compararse con la guía en el momento de elegir. Si el proveedor tiene guías distintas para cada corte, añádelas todas. Un consejo breve en las notas del pedido, como «pide una talla más si te gusta holgado», evita muchos cambios.

Elige fechas de inicio y fin, idealmente con unos días de margen antes del plazo del proveedor. Dos semanas funcionan para la mayoría de los clubes. Anuncia la fecha de cierre una vez, en un solo sitio, y deja que el plazo haga su trabajo. Una lista que cierra de verdad elimina los «¿puedes añadir uno más?» tardíos que de otro modo reabren el pedido tres veces.

Si necesitas una excepción, que sea una decisión consciente de un gestor, no un efecto secundario de un mensaje tardío.

Decide dónde se hace el pedido y dirige todo hacia allí. En dodgehub creas el producto, lo añades a una sesión de la tienda del club y compartes el enlace con tus socios. Los socios eligen la talla, escriben nombre y número y envían una vez. Para familias, aficionados u otros clubes que quieren una camiseta sin unirse, comparte en su lugar el enlace privado de invitados, como se describe en pedidos de invitados y externos.

Uses la herramienta que uses, la regla es la misma: una lista, un formulario, sin canales paralelos.

No esperes a que lleguen las camisetas para hablar de dinero. Publica cómo pagar, con una referencia, en el momento de pedir, y controla el estado de pago por pedido. Verifica los pagos con el extracto bancario cuando cierre la ventana y envía un recordatorio a quien aún deba. La guía sobre controlar quién ha pagado muestra una forma tranquila de hacerlo.

Cuando la ventana cierre, exporta o lee los totales por producto: cuántas de cada talla y variante, más la lista de nombres y números. Revísala una vez en busca de duplicados, como dos personas con el mismo número, y envíala al proveedor. Guarda una copia exacta de lo que enviaste, para poder rastrear cualquier error de producción.

Marca después el pedido como realizado. Si usas dodgehub, los socios verán que el club ha pedido y que su camiseta está en camino.

Cuando llegue el paquete, comprueba el contenido con la lista de pedidos antes del entrenamiento en el que las entregues. Marca cada pedido cuando se recoja, para saber siempre a quién le falta una camiseta y quién aún debe dinero por una. Cuando se va la última camiseta y se verifica el último pago, la ronda está terminada. Anota lo que fue bien y lo que cambiarías: la próxima será más fácil.