Software de gestión para clubes de dodgeball, creado por un jugador

Un software de gestión para clubes de dodgeball es el conjunto de herramientas que un club usa para organizar todo lo que ocurre alrededor de la pista. Los partidos y entrenamientos son la parte divertida. Todo lo demás, como pedir las camisetas del club, recoger el dinero, aprobar a nuevos socios y seguir el desarrollo de los jugadores, es administración, y en la mayoría de los clubes la hacen dos o tres voluntarios con un trabajo aparte.

Sin una herramienta propia, esa administración se reparte entre una aplicación de mensajes, una hoja de cálculo compartida, un extracto bancario y la memoria de alguien. dodgehub sustituye ese parche por un único lugar donde los socios piden, los gestores ven el panorama completo y el comité evalúa a los jugadores. Lo creó un jugador de dodgeball para su propio club, por eso se centra en las tareas que de verdad se comen las tardes de los voluntarios.

Pregunta a cualquier responsable de club qué le lleva más tiempo y las respuestas se parecen de forma notable. dodgehub está organizado en torno a esas tareas recurrentes:

• Pedidos de equipación y merchandising. Camisetas, sudaderas, ropa de entrenamiento, lotes de balones y productos de torneo, cada uno con tallas, nombres y números que recoger.
• Pagos. Saber quién ha pagado qué, sin preguntar tres veces a la misma persona.
• Socios y acceso. Dejar entrar a nuevos jugadores, decidir quién puede ver y pedir qué, y traspasar tareas cuando rotan los voluntarios.
• Venta a personas ajenas al club. Familias, aficionados, antiguos jugadores y otros clubes que quieren una camiseta sin ser socios.
• Desarrollo de jugadores. Dar a los jugadores comentarios honestos y estructurados que no dependan de quién vio el último entrenamiento.

El corazón de dodgehub es la tienda del club. En lugar de una tienda siempre abierta, organizas sesiones de pedido: una ronda de pedidos con título, fecha de inicio y fecha de fin. Los socios compran mientras la sesión está abierta, tú haces un pedido conjunto al proveedor cuando cierra y después entregas los artículos.

Los productos llevan los campos que necesitas, como talla, nombre en la camiseta, número o color, y puedes adjuntar una o varias guías de tallas. Cada producto puede tener un precio para socios y otro distinto para invitados. Al cerrar la sesión obtienes totales por producto, así que el pedido al proveedor es copiar y pegar en lugar de investigar.

Recoger pedidos es solo la mitad del trabajo. dodgehub guarda el estado de pago junto a cada pedido, así que controlar quién ha pagado lleva segundos. Tu club publica sus métodos de pago, por ejemplo una transferencia con la referencia que hay que usar, una dirección de PayPal o instrucciones personalizadas, y los compradores los ven al finalizar el pedido.

dodgehub nunca toca el dinero. Los compradores pagan directamente al club, avisan de que han pagado y un gestor lo verifica en la cuenta bancaria antes de marcarlo como recibido. Si alguien no ha pagado, un clic envía un correo de recordatorio a todos los que aún deben por esa sesión.

Cada club tiene un propietario, tantos gestores como quiera y sus socios. Los gestores llevan la tienda, los pedidos y la lista del equipo. Los socios piden y ven sus propios pedidos. La propiedad se puede transferir cuando la persona que empezó el club da un paso atrás.

La gente nueva se une con un enlace o un código. Si quieres control, activa la aprobación del equipo y cada recién llegado queda pendiente hasta que un gestor lo acepte. El directorio del equipo da después a cada socio activo una visión sencilla de quién forma parte del club.

El dodgeball es un deporte de comunidad, y la comunidad es más grande que la lista de socios. Cada sesión puede tener un enlace privado para que amigos, familia y otros clubes hagan pedidos de invitados y externos sin registrarse. Reciben una referencia de pedido, pueden consultar su estado más tarde y, si dejan un correo electrónico, reciben una confirmación.

El seguimiento del progreso de jugadores convierte opiniones dispersas en un proceso repetible. Un comité puntúa a los jugadores en categorías que tú defines, cada puntuación de 1 a 10, con un gráfico radar en directo que compara la evaluación actual con la media del club y con el último resultado publicado. Cuando todos han enviado su evaluación, el resultado se fusiona en una evaluación publicada junto con comentarios por escrito.

Los gestores deciden quién ve qué: se puede permitir que los jugadores vean sus propios resultados y el club puede elegir mostrar las puntuaciones publicadas a todos los socios o mantenerlas dentro del comité.

Una hoja de cálculo es una buena herramienta para un producto y cinco personas. Se rompe en cuanto se añaden tallas, campos opcionales, invitados, pagos tardíos y un gestor que solo tiene el móvil en el entrenamiento. Los grupos de chat son peores: nada está estructurado, nada se puede buscar y la persona que coordina se convierte en un ERP sin sueldo.

dodgehub es una herramienta pequeña con una tarea concreta. No tiene lastre empresarial ni nada que instalar. Funciona en el navegador, en el móvil, en inglés, alemán, francés y español, en modo claro u oscuro, y una misma cuenta puede pertenecer a varios clubes.

No necesitas un plan de despliegue. La mayoría de los clubes empiezan con una sola sesión de pedido y añaden el resto cuando lo necesitan.

1. Crea tu club y comparte el enlace de invitación con tus socios.
2. Añade los productos que quieras vender, con sus campos y guías de tallas.
3. Abre una sesión, fija la ventana de fechas y comparte la tienda para socios.
4. Cierra la sesión, haz el pedido al proveedor y marca quién ha pagado.
5. Añade el seguimiento de progreso cuando tu comité esté listo.

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